海外の小さな会社が実際利用している本当に使える管理アプリなどを紹介

インドネシアバリ島に開発拠点がある小さな建築パース制作会社を運営しております。

元々はウェブ開発等をおこなうIT系会社だったのですが、2016年に思い切って建築パース制作の方に舵をとり、今年で創立12年目になります。
コンピューターテクノロジーが進化するなか、使う管理アプリも変化しかなり便利になりました。

現地ローカルスタッフとのコミュニケーション&管理方法で悩んでる、これから海外で起業する方などに参考になれば光栄です。

背景 : 管理者(日本人)MAC/iOS、デザイナー(インドネシア人)Windows/Android、アカウンティング(日本人、インドネシア人)Windows/iOS

特に重要でメインで使っている6つのアプリを紹介します。

1. タスク管理アプリ : Wunderlist

– 仕事のやり取りのチャットは全てここに集約。社内の全てのタスク管理、TODO管理が可能。

Windows, Mac, iOS, Android全てにアプリで対応しており、ブラウザからも開けるのがとても便利。
管理方法のルールだけしっかりと社内で共有すれば、綺麗にまとめていってくれるはずです。

弊社の使い方は

• リスト : 3D(共有 : 全スタッフ)、3D Sales&Marketing(共有 : 管理者、アカウンティング)、Accounting(共有 : 管理者、アカウンティング)
• タスク : 3Dプロジェクト名(現在進行中は★)など
• サブタスク : カメラポジションなど
• メモ : 提出期限、Dropboxのリンク、緯度経度などのURL情報、デザイナーのウェブサイト情報など
• チャットウィンド : 毎日プロジェクト制作開始時、終了時、わからないところがある、修正内容をDropboxに保存したなど

と言った感じで行っています。

毎日誰がどのプロジェクトを行っているか、完了したか、どこがわからないのか、どのファイルがDropboxに追加されたのかなど全てをここで管理しています。

Wunderlistを利用する前にはRedmineをサーバーにインストールしカスタマイズして使っていましたが、iOS、Androidのアプリ使い勝手の悪さにより、Wunderlistに変更しました。

弊社では無料でWunderlistを利用中。無料でもかなり使い込めるので是非インストールしてみてください。

2. ファイル共有アプリ : Dropbox

– 毎日の出来高をDropboxで共有管理。お客様にもリンクを渡しご自身で進捗も可能。

毎日の出来高は全てDropboxに入れられます。まだ完成前の状態でもスクリーンショットに。レンダリング完了したらもちろんそれもDropboxに入れ込みます。

Dropboxに格納したことをWunderlistで通知し、現地制作チームの作業は完了になります。

溜まった出来高はある程度の日にちが経過したのち、3Dデータと共にローカルサーバーに移動することでDropboxの容量を圧迫しないようにしています。

他にGoogle Drive、Box Syncも利用しましたが、同期の速さとシンプルに使える点からDropboxに統一しました。

こちらのDropboxも無料で利用しています。いろいろな条件をクリアするとかなりの容量が無料で使えるのでおすすめです。

3. IP電話アプリ : 050 plus

– 日本国内の電話番号をスマホ内に所持。国際電話料金がかからず日本と通話可能。

NTTコミュニケーションが提供している、日本の050で始まる電話番号をネット環境があれば世界中どこでも使えるサービスです。

日本に営業に一時帰国する際、わざわざ日本のプロバイダーと契約せずとも期間限定のデータ通信専用SIMを利用すれば発着信可能です。

国際電話ではないため、「ウェブサイトにもお気軽にお電話ください。」と記載することができ、実際にお電話を頂いております。
また、かなり電話代削減になりました。

気になるお値段は
電話番号を持つことは月額324円。
国内の一般加入電話への発信3分8.64円。
国内のケータイへの発信は1分17.28円。

かなりお得なので、是非加入してみてくださいね。

4. 表計算アプリ : Google スプレットシート

– 全体的なスケジュール管理、目標設定表をオンラインで共同作業が可能。

上位クラスのみ公開し、全スタッフのモチベーション管理に。
デザイナーチームはWunderlist、Dropboxのみを利用することで制作に対する集中力を分散しないようにしています。

Microsoft Excelも併用して利用していますが、共有という点で常にブラウザにおき修正を重ねるスケジュール管理などはGoogle スプレットシートの方が優秀です。

こちらも無料でGoogle スプレットシートを利用しています。Googleアカウントを取るだけで色々利用できるのでとても便利です。

5. チャットアプリ : Facebook Messenger

– コミュニケーション目的のシンプルなチャットアプリ

雑談など、社内のコミュニケーションはスタッフ全員が参加しているグループチャット作りをFacebook Messengerに集めています。
経験したことの共有、新しい建築物を見学しに行った時の共有、社内パーティの催し物の相談&雑談、これが欲しい、あれが欲しい、この曲が好きだから流して、などなど。様々な情報が流れていきいます。

注意しないといけないのはWunderlistに集約している各プロジェクトの情報と混同してしまうことです。
仕事関係の話はWunderlistに。雑談はFacebookにとルールを決めて行うことで、スタッフの憩いの場として利用しています。

他にWantedly Chat、Slackも試しましたがシンプルなFacebook Messengerに落ち着きました。

そして、やはりFacebook。抜群にプッシュが早いです。そして満足できる音声通話。
スタッフとの緊急時の連絡などは個人宛にFacebook Messengerを利用することも多いです。

6. SEOランキング監視アプリ : Runk Guru SEO

– 自動的に日本の検索順位を探してくれるSEO補助ツール

ほぼ海外(インドネシア・バリ島)にいるために、直接おもむいて営業が出来るのは年に3-4回程度。
ウェブサイトからの受注はとても重要で、毎日自分のサイトのランクをチェックすることはとても大切になります。

Windowsなら無料のSEO監視アプリが沢山あるのですが、僕はMACなのでRank Guru SEOを利用しています。

とっても満足。PCをスリープから立ち上げると毎日自動で設定したキーワードで現在のGoogleの順位とYahooの順位を拾い出してくれます。
機能で特に重要なのが「日本のGoogle、Yahooの検索順位」を取ってきてくれることです。
インドネシア国内にいながらGoogleの検索をすると、IPから自動的にインドネシアの検索結果になってしまいます。日本語での検索とはいえ、やはりかなり順位に違いがあります。

840円と有料アプリなのですが、海外に住んでSEOを重要視するMACを利用している方は是非買ってみてください。
毎日順位をみることは順位をあげるにはとても重要な事です。

7. あとがき

海外でローカルの方を雇い、会社を運営するということはとても大変です。言語の違い、文化の違い、物価の違いなど様々なことがあります。

弊社が創立した2005年と違い、インドネシアのインターネット環境も充実してきました。スマートフォン普及率もかなり上昇し、弊社スタッフも全てスマートフォンを利用しておりITモラルもかなり上昇しています。
アプリを利用して管理することに対して、もう拒絶反応はもうありません。

小規模なビジネスのスタートアップには上記で紹介したようなアプリの支援をうまく利用することは必要不可欠ではないかと感じます。うまく利用することで、海外での起業の手助けになることは間違いないです。

8. プロフィール紹介

望月 伸高 Nobutaka Mochizuki

Nol Graphic CEO (株式会社MCO 代表取締役) : http://nolgraphic.com/
2002年夫婦でバリ島に移住。在14年目。2005年にIT会社「Nol Graphic」を現地パートナーMakouとバリ島で立ち上げ。現在は「バリ人の技術を世界に！」をスローガンに、建築パース制作業をウブド テガラランを中心に行っている。

「バリ島の技術を世界に」 Semangat nak Bali !!
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